Entendre l'abast dels comptes a cobrar
L'objectiu general de la gestió de comptes per cobrar és aconseguir el període de recaptació més curt possible. Els comptes per cobrar, també coneguts com a comptes de pacients, es refereixen als ingressos generats però que encara no s'han recollit. Per assegurar que el flux de caixa sigui suficient per a una gestió eficaç, l'oficina mèdica té la responsabilitat de maximitzar el seu potencial d'ingressos.
La gestió de comptes a cobrar (AR) implica gairebé totes les àrees de l'oficina mèdica.
La gestió acreditativa de comptes per cobrar requereix una comprensió completa de com es relaciona cada àrea o departament i influeix en el cicle d'ingressos i el període de recaptació AR. Expliquem cada una de les vuit àrees clau.
1. Conceptes legals
Els conceptes legals inclouen la comprensió i seguint les normes estatals i federals. L'àrea que sempre ha estat de la màxima preocupació és el frau i l'abús, especialment pel que fa a Medicare, Medicaid i altres programes de finançament federal.
El frau es refereix voluntàriament i conscientment a la facturació de reclamacions mèdiques en un intent de defraudar qualsevol programa finançat per fons federals. Les formes més comunes de frau i abús inclouen la facturació dels equips mai proporcionats, la facturació dels serveis mai realitzats, els càrrecs de recàrrec per rebre un major tipus de reemborsament i els càrrecs de desagregació.
L'Oficina d'Inspector General (OIG) ha dissenyat i emès alertes de frau especials a la comunitat de proveïdors d'atenció mèdica.
Aquestes alertes tenien la intenció de difondre les tendències nacionals de frau al públic en general. També és una manera de proporcionar informació i consciència sobre pràctiques fraudulentes dins de la indústria i fer front a les violacions específiques de la Llei Anti-Kickback de Medicare i Medicaid.
2. Negociació de contractes
La negociació del contracte implica el desenvolupament d'una relació financera amb les organitzacions d'atenció gestionada.
Les organitzacions de serveis administratius representen fins al 50 per cent dels ingressos nets de la majoria de les oficines mèdiques.
Negociar contractes d'atenció administrada requereix un coneixement ampli del procés de contractació. Això inclou taxes de reemborsament, dates efectives i de finalització, guies de presentació de reclamacions, condicions de pagament i altres disposicions contractuals.
Cada estratègia de negociació de contractes d'oficina mèdica és única i es basarà en diversos factors, però cal tenir en compte aquestes idees bàsiques:
- Conegui el mercat: saps quin percentatge del teu mercat té Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare o sense assegurança? Una enquesta de mercat proporciona informació valuosa sobre totes les negociacions contractuals.
- Sigui realista: comprendre l'entorn de la cura administrada, inclosos els diferents mètodes de pagament, us proporcionarà una base d'informació necessària per adoptar un enfocament realista en la negociació.
- Contractar un consultor: Moltes organitzacions es basen en serveis de consultoria per proporcionar contractes administratius en la contractació de negociació a causa de la complexitat dels contractes i els aspectes legals implicats.
L'assessor jurídic ha de ser consultat sobre totes les qüestions contractuals quan hi ha exposicions considerables i diverses a les organitzacions o quan les qüestions contractuals estan més enllà de l'experiència del lideratge d'oficines mèdiques.
3. Compliment
El desenvolupament d'un programa de compliment consisteix a establir un manual escrit que descrigui la política de compliment i el Codi de conducta de l'Oficina Mèdica. La majoria de les polítiques de compliment de l'oficina mèdica inclouen conceptes ètics i legals. L'OIG (Oficina d'Inspector General) ofereix aquests set components que proporcionen una base sòlida per a un programa de compliment d'oficines mèdiques.
- Realització de seguiment i auditoria interna;
- Implementació de normes de compliment i pràctica;
- Designació d'un funcionari o contacte de conformitat;
- Realitzar formació i educació adequades;
- Respondre adequadament a delictes detectats i desenvolupant accions correctores;
- Desenvolupar línies de comunicació oberts; i
- Aplicació d'estàndards disciplinaris a través de directrius ben difoses.
4. Drets del pacient
L'Oficina de Gestió de Personal dels EUA identifica tres objectius principals per al desenvolupament i utilització de drets de pacients.
- En primer lloc, per enfortir la confiança dels consumidors assegurant que el sistema sanitari és just i que respon a les necessitats dels consumidors, proporciona als consumidors mecanismes creïbles i eficaços per afrontar les seves inquietuds i anima els consumidors a tenir un paper actiu en la millora i assegurament de la seva salut.
- En segon lloc, reafirmar la importància d'una relació forta entre els pacients i els seus professionals sanitaris.
- En tercer lloc, per reafirmar el paper crític que els consumidors tenen en la salvaguarda de la seva pròpia salut establint els drets i responsabilitats de tots els participants en la millora de l'estat de salut.
Hi ha vuit àrees clau relacionades amb els drets del pacient a l'oficina mèdica.
- Informació sobre el pacient: els pacients tenen dret a una informació precisa i fàcil d'entendre sobre el seu pla de salut, els professionals de la salut i les instal·lacions sanitàries.
- Elecció dels proveïdors: els pacients tenen dret a triar proveïdors de salut quan ho necessiten.
- Accés als serveis d'emergència : els pacients tenen dret a un tractament mèdic d'emergència independentment de la seva capacitat de pagament.
- Consentiment informat: els pacients només haurien de consentir el tractament mèdic si tenen informació suficient sobre el seu diagnòstic i totes les opcions de tractament disponibles en termes que puguin entendre.
- Respecte i no-discriminació: els pacients tenen dret a tenir cura, respecte i respecte per part de tots els professionals de la salut i no ser discriminats en la prestació de serveis.
- Confidencialitat: els pacients tenen dret a la comunicació privada ia tenir la confidencialitat de la seva informació identificable individualment protegida.
- Reclamacions i recursos: els pacients tenen dret a una resolució justa i eficient de qualsevol reclamació feta a l'oficina mèdica.
- Responsabilitats del pacient: els pacients tenen diverses responsabilitats a l'oficina mèdica incloent la participació activa en el seu pla de tractament, la resolució oportuna de la seva obligació financera i la seva interacció respectuosa amb tot el personal.
5. Accés al pacient
L'èxit de la vostra oficina mèdica depèn en gran mesura del rendiment dels serveis d'accés al pacient (o el personal de la interfície). El cicle d'un compte de pacient s'origina amb l'entrada inicial de la informació demogràfica del pacient. La creació d'un equip d'accés al pacient de dinamita és un pas crucial per millorar els esforços de facturació i cobrament i augmentar el rendiment del cicle d'ingressos.
Els motius típics per què la majoria dels equips de serveis d'accés al pacient tenen una baixa taxa de rendiment són la manca de recursos adequats, una formació insuficient i un nivell insuficient de personal. Afortunadament, aquests es poden resoldre ràpidament i sense grans despeses.
6. Captura de càrrega
La importància de la captura de càrrega s'ha d'expressar a tots els departaments. El personal clínic ha de ser conscient de la seva responsabilitat davant dels comptes a cobrar mitjançant documentació precisa i captura de càrregues.
La captura de càrrecs inclou la vinculació adequada dels codis mèdics als serveis i procediments prestats durant la visita al pacient. Cada àrea clínica juga un paper important en la puntualitat de la codificació i la precisió de la facturació. Hi ha una gran quantitat d'àrees que contribueixen a la captura de càrregues, que inclou, entre d'altres,
- Cura ambulatòria
- Gestió de casos
- Cura Crítica
- Laboratori
- Maternitat
- Unitat mèdic-quirúrgica
- Salut mental
- Medicina Nuclear
- Gestió del dolor
- Pediatria
- Farmacèutica
- Teràpia física
- Radiologia
- Cura de ferides
7. Gestió de la informació sanitària
La Gestió de la informació sanitària és el procés de manteniment, emmagatzematge i recuperació de la informació de salut del pacient d'acord amb els requisits de les agències federals, estatals i acreditadores aplicables. Hi ha deu responsabilitats en el marc de la gestió de la informació sanitària.
- Codificació mèdica
- Transcripció mèdica
- Necessitat mèdica
- Suport tècnic mèdic
- Muntatge de registres mèdics
- Manteniment de registres mèdics
- Presentació i recuperació
- Privadesa i seguretat
- Alliberament d'informació
- Manteniment de la confidencialitat
8. Serveis financers del pacient
Els Serveis Financers del Pacient són, en última instància, responsables de la facturació exacta i oportuna i la recaptació de comptes a cobrar a l'oficina mèdica.
El procés de facturació mèdica requereix un coneixement complet dels pagadors d'assegurances i les lleis i reglaments de la indústria sanitària. Les factures d'oficines mèdiques són responsables de la presentació puntual de reclamacions mèdiques tècniques o professionals a les companyies d'assegurances, incloses les oficines de metges, hospitals, residències d'infermeria o una altra institució sanitària.
El seguiment de les col·leccions efectives resulta en la ràpida resolució de les reclamacions de la vostra oficina mèdica. El seguiment de la reclamació hauria de començar tan aviat com de set a deu dies després de la vostra reclamació per a la seva tramesa. Els esforços immediats per obtenir les reclamacions pagades no només reduiran els vostres dies de cobraments, sinó que també augmentaran el flux d'efectiu.
Un personal adequat amb una formació adequada de les col·leccions proporcionarà els resultats desitjats en la fase de cobrament del cicle d'ingressos. El personal de l'oficina mèdica ha de conèixer els passos fonamentals necessaris per al seguiment eficient de les reclamacions d'assegurança.
La col·laboració i la cooperació de les vuit àrees són components integrals de l'èxit de la gestió de comptes a cobrar. Tot i que hi ha barreres inesperades que poden afectar el període de recaptació AR, és el paper del lideratge identificar i ajustar aquestes barreres a l'èxit de l'organització.