Seleccioneu el temps adequat, estableixi una agenda, discuteixi elements d'importància permanent
Les reunions del personal d'oficina mèdica poden ser molt efectives si s'utilitza de forma eficient i productiva. Les reunions són una bona forma de comunicació per a tota la pràctica i s'han de celebrar regularment. Quan les reunions es programen setmanalment, quincenal o fins i tot mensualment, els directius i el personal poden abordar els problemes de l'oficina de forma oportuna.
Moltes vegades les reunions poden arribar a ser ineficaços quan no hi ha prou planificació per atendre les limitacions de temps o la informació presentada no està ben organitzada. Aquí teniu diverses maneres d'organitzar reunions d'ofici més efectives.
1 -
L'AgendaEl desenvolupament d'un programa estàndard permet abordar temes clau en cada reunió en ordre d'importància. Això permet que cada reunió flueixi sense problemes i mantingui el tema amb el temps suficient per discutir tots els temes més importants. Moltes vegades les reunions es reprendran el temps programat, però la vostra reunió podria finalitzar a temps, sempre que es tracti de problemes importants.
Una agenda típica de reunions inclou:
- Benvinguda i introducció
- Absències
- Acta de la reunió anterior
- Problemes derivats de la reunió anterior
- Llista d'articles a discutir per ordre d'importància
- Qualsevol altra empresa que permeti als membres del personal presentar altres temes
- Qualsevol negoci nou per a la propera reunió
- Prop de la reunió
A la llista d'elements, inclou elements estàndard que s'han d'abordar a cada reunió. Aquests poden ser control de la infecció, HIPAA i objectius financers.
Busqueu articles recurrents d'agendes anteriors, com ara denegacions de reclamacions, temps d'espera prolongats i problemes de satisfacció del pacient.
2 -
Freqüència i durada del temps per adaptar les necessitats de cura del pacientLa freqüència i la durada del temps de les reunions de l'oficina depenen de diversos factors. A causa de les restriccions de temps de l' oficina mèdica , les reunions no han d'interferir amb l'atenció del pacient.
El millor moment per programar una reunió seria després d'hores o durant un període lent del dia. D'aquesta manera, la reunió tindria pocs o cap interrupció i podria començar i acabar a temps. Una reunió de personal quincenal o mensual que dura no més d'una hora seria més convenient.
És possible que alguns directius també vulguin reunir-se un cop al mes amb grups més petits o membres del personal per tractar temes més específics. Aquest és un pas important que sovint queda fora dels plans de reunió. Grups més petits o reunions individuals permeten a la gent descobrir o discutir temes que no estiguin disposats a parlar davant d'un grup més gran. Els administradors també poden utilitzar això com una oportunitat per debatre qüestions confidencials amb els membres del personal sense que ningú no se senti seleccionat.
3 -
Parleu sobre temes d'importància en l'entorn mèdicEncara que cada oficina és diferent, la dinàmica de l'oficina mèdica és molt similar. Alguns temes s'han de tenir en compte a cada reunió per garantir que la vostra oficina mèdica segueixi de conformitat amb les directrius estatals i federals.
- HIPAA: tots els proveïdors sanitaris tenen la responsabilitat de mantenir entrenat i informat el seu personal respecte al compliment de HIPAA . Ja sigui la divulgació intencionada o accidental, no autoritzada de PHI, es considera una violació de la HIPAA. Recordeu al vostre personal cada reunió sobre la importància d'evitar la revelació de la informació a través de la conversa de rutina; discutir la informació del pacient a les zones d'espera, passadissos o ascensors; eliminació correcta del PHI; i l'accés a la informació es limita estrictament als empleats els llocs de treball requereixen aquesta informació.
- Control d'infecció: prevenir la propagació de malalties infeccioses és l'objectiu principal del control de la infecció a l'oficina mèdica. Com tots sabem, el rentat manual adequat és la forma més efectiva d'evitar la propagació d'infeccions. Tanmateix, el rentat de mans per si sol no pot fer el treball. Recordatoris amistosos faran un llarg camí per assegurar-vos que el personal i els pacients romanen segurs.
- Objectius financers: l'èxit de qualsevol centre sanitari depèn de la força de la política financera de l'oficina mèdica i de com funciona l'oficina per assolir els seus objectius financers. Mantenir al personal informat sobre el rendiment o la mala realització de l'oficina és una forma de seguir funcionant bé o millorar. L'estat financer de l'oficina és igualment important per al personal perquè saben que, sempre que l'oficina es faci bé econòmicament, els més segurs poden sentir-se en els seus llocs de treball.