La recepció d'una oficina mèdica pot ser un lloc molt concorregut. El personal de la recepció és essencial per a la bona operació de l'oficina mèdica. El personal de recepció normalment consta de recepcionistes i / o assistents mèdics i depenent de la mida de l'oficina mèdica, una persona pot ser ambdós. A part de les tasques clíniques, la recepció és responsable de cinc deures administratius:
- Salutació de pacients
- Contestant i gestionant el telèfon
- Programació de cites
- Comunicació entre oficines
- Correspondència externa
1 -
Salutació de pacientsEls pacients de salutació no són només el que dius, sinó també sobre com interacciona amb els pacients. La recepció s'encarrega de fer que els pacients se sentin benvinguts.
La recepció és la primera impressió que rep un pacient quan truca o visita la pràctica mèdica. És important que la recepció ofereixi un servei al client excepcional i que sigui una representació positiva de la pràctica mèdica.
Aquí hi ha altres maneres de saludar els pacients:
- Respon el telèfon mentre es manté d'una manera amable i coherent amb l'etiqueta del telèfon adequada
- Manté la zona de recepció neta i organitzada
- Registra nous pacients i actualitza les dades demogràfiques dels pacients existents recollint informació detallada del pacient sobre el pacient, inclosa la informació personal i financera
- Facilita el flux del pacient notificant al proveïdor de l'arribada dels pacients, conscients dels retards i la comunicació amb pacients i personal clínic
- Respon als pacients, pacients potencials i consultes de visitants de forma cortès
2 -
Gestiona el telèfonSi contesta el telèfon d'una manera amable i coherent, és una part de salutació dels pacients, no és l'únic deure de les funcions telefòniques de recepció. La recepció té la responsabilitat de rebre totes les trucades entrants i també de fer trucades sortints quan sigui necessari.
- Trucades entrants: les trucades entrants consisteixen en trucades de pacients, telemàrqueting, representants farmacèutics, altres metges i molt més. La recepció ha d'utilitzar l'etiqueta telefònica adequada a l'hora de gestionar els telèfons amb aquestes habilitats de comunicació: ser un oient actiu, tenir bones maneres de telefonia, fer trucades amb pantalla, fer servir tacte, fer preguntes i mantenir la confidencialitat.
- Trucades sortints: de vegades, la recepció pot haver de fer trucades sortints per discutir una cita per al pacient, realitzar consultes externes o referències, o demanar subministraments. Com a representant de l'oficina mèdica, és tan important utilitzar una etiqueta telefònica adequada.
3 -
Programació de citesLa programació efectiva és necessària per a una excel·lent experiència pacient i un fluid pacient. La majoria de les oficines mèdiques utilitzen programari de programació que fa que les cites programades siguin senzilles i senzilles. Tanmateix, la recepció ha de poder omplir cancel·lacions o no-shows i fer-se eficients per comunicar els canvis en l'horari als pacients i metges.
4 -
Comunicació d'oficines aèriesLa recepció de l'oficina mèdica és com un centre de comunicació. La majoria de la comunicació entre oficines passa per la recepció, especialment quan es tracta de tasques administratives relacionades amb el pacient.
Comunicar informació més clara i concisa és crucial. Ja sigui en un memoràndum, una comunicació escrita, a través d'un correu electrònic d'oficina interna, d'una en una o en una configuració grupal, és important mantenir-se al corrent i no apartar-se del punt.
Algunes habilitats bàsiques necessàries per a una comunicació eficaç entre oficines inclouen:
- Etiqueta de telèfon
- Servei d'atenció al client
- Programes bàsics de paraules i excel
- Gestió del temps
- Habilitats de l'organització
5 -
Comunicació externaLa comunicació externa implica comunicar potencialment amb proveïdors, altres pràctiques mèdiques, companyies d'assegurances i altres negocis. Això pot requerir fer trucades telefòniques sortints, escriure cartes professionals, enviar faxs i cartes de correu.
Coneixement de procediments d'oficina generalment obtinguts a partir d'un certificat o grau d'Associats en un programa empresarial, inclosos processos i procediments administratius, processament de reclamacions, preparació de taules de pacients i habilitats informàtiques bàsiques. Les habilitats de l'assistent administratiu bàsic i la possibilitat d'operar de manera adequada els equips d'oficina són importants per a l'èxit de l'oficina principal.