Com ser clar i concís
Amb la planificació i l'atenció, l'administrador d'oficines mèdiques pot augmentar l'eficiència i l'eficàcia mitjançant tècniques i pràctiques de comunicació exitoses. La comunicació és una de les eines més importants en qualsevol relació, ja sigui personal o professional. A l'oficina mèdica, les comunicacions clares entre el personal són essencials per assegurar la qualitat de la cura dels pacients.
La comunicació és de 2 vies
Perquè es completi la comunicació, cal que hi hagi idees o informació que es vulgui compartir, algú que proporcioni la informació o la idea i algú que rebi la informació.
La comunicació és millor quan és recíproca, és a dir, que les idees i la informació són compartides entre les dues persones, amb cadascun donant i prenent l'intercanvi. Quan la comunicació és unilateral, la possibilitat de comunicacions errònies o de malentesos és alta, i això condueix a expectatives no satisfetes i a resultats defectuosos.
En una relació, la majoria de les vegades tornem i demanem disculpes per qualsevol malentès i torneu-ho a provar. Però en una oficina mèdica, la comunicació errònia pot ser costosa tant física com econòmicament. Els estudis entre els líders més efectius demostren que la comunicació és l'habilitat més important que un gerent o líder pot posseir i utilitzar.
Comunicació eficaç en l'establiment de l'oficina mèdica
Comunicar informació més clara i concisa és crucial.
Ja sigui en una comunicació escrita, a través d'un correu electrònic d'oficina , d'una en una o d'una configuració grupal, és important mantenir-se al corrent del tema i no desviar-se del punt. L'ús de l'enfocament de periodisme de cinc W i H ajudarà a mantenir el focus en el tema:
- Qui: qui necessita la informació que es comparteix? Qui afectarà aquesta informació? Qui és o serà responsable?
- Què: quins passos cal prendre? Quin resultat es desitja? Quins recursos es necessiten per completar el procés o el projecte? Quines són les circumstàncies que afecten directament aquest assumpte?
- Per què: per què és important? Per què la persona que rep aquesta informació està inclosa?
- On: On es durà a terme l'esdeveniment, reunió, treball? On es troben els materials o dades necessaris per completar el projecte?
- Quan: quan és la reunió? Quan és el termini? Quan es demana la retroalimentació o el progrés?
- Com: Com es mesurarà l'èxit? Com s'avaluarà el rendiment? Com estarà completament determinat?
Sigues clar i concís: elimineu el xat i la pelussa
Aquestes són només algunes preguntes que es poden abordar per mantenir la informació clara i concisa. Una altra bona regla quan s'adreça als altres és: "Digues què vols dir i què dius".
Quan altres sàpiguen que proporcioneu informació i comentaris significatius, és més probable que escoltin amb atenció i que respectin el vostre intercanvi. Un directiu que xoca, xerra contínuament sobre assumptes no empresarials o s'allunyi del tema durant les reunions serà menys eficaç perquè els seus empleats començaran a sintonitzar la "pelussa". Si bé és important tenir una relació laboral amb els vostres companys de feina i empleats, és igualment important tenir consciència professional.
Reproduir comentaris: escoltar activament
La retroalimentació és una altra part important de la comunicació eficaç. Escoltar comentaris ajudarà a totes les parts a comprendre. Una tècnica anomenada "escolta activa" és una eina útil per assegurar que la comprensió sigui completa. En aquesta tècnica, l'oient tornarà a escriure la informació que han escoltat amb les seves pròpies paraules. Si aquesta informació és correcta, l'intercanvi s'ha completat, si no el remitent de la informació pot corregir qualsevol malentès en aquest moment. Aquest intercanvi només triga una mica més de temps i és una eina eficaç per crear responsabilitats perquè tothom participa en l'intercanvi sap que les expectatives eren clares i enteses.
Els beneficis de la comunicació clara a l'oficina mèdica
Una comunicació clara i efectiva estalvia temps, diners i agreujament. Quan totes les parts entenen el que es necessita, esperat i acceptable, el progrés és més segur. Quan totes les parts entenen per què alguna cosa és necessària, se senten respectades. Quan s'intercanvien idees i es consideren comentaris, totes les parts se senten incloses i importants per al procés. Aquests sentiments d'inclusió i importància són crucials per a la moral de l'oficina i l'èxit general de la pràctica.