La comunicació electrònica s'està tornant més popular en aquests dies que les trucades telefòniques, el correu "caracol" i, fins i tot en alguns casos, reunions personals. En qualsevol lloc professional que inclogui l'oficina mèdica, és important tenir en compte diverses coses en enviar missatges de correu electrònic a companys de feina, pacients, metges, hospitals, venedors o altres professionals.
La gent gasta una gran part del seu dia obrint i llegint missatges de correu electrònic.
El temps valuós no s'ha de perdre en correus electrònics ineficaços i sense importància. La mateixa professionalitat que utilitzaria per telèfon, correu electrònic o cara a cara també s'hauria d'expressar en un correu electrònic. Recordeu sempre que un correu electrònic és una forma de comunicació i la manera com el receptor interpreta el missatge és l'únic que importa.
Abans de crear i enviar un correu electrònic, feu-vos preguntes diverses.
- Escriu per correu electrònic la millor forma de comunicació per a la informació que estic enviant?
- És professional?
- És compatible amb HIPAA?
- Em representa amb precisió i l'oficina mèdica?
Etiqueta de correu electrònic Regla # 1
Penseu en el contingut del vostre missatge abans de prémer ENVIAR . Assegureu-vos que el correu electrònic sigui la forma adequada de comunicació del vostre missatge en lloc d'una trucada telefònica o una reunió. Tingueu en compte que el contingut hauria de reflectir la imatge i el nivell de professionalitat esperat de la vostra oficina mèdica.
No enviïs, reenvieu ni contesta cap correu electrònic que contingui una naturalesa obscena, ofensiva, difamòria, difamatòria, racista o sexual. Les penes poden ser greus per a vostè i l'Oficina Mèdica.
Regla de correu electrònic Etiqueta # 2
Feu servir la gramàtica, la puntuació i l'ortografia adequades. Una vegada més, el vostre missatge és un reflex de la vostra oficina mèdica.
A més, assegureu-vos de mantenir el missatge ambcisos i utilitzar el disseny adequat per al vostre missatge que fa que sigui més fàcil de llegir. Revisa el teu correu electrònic abans de prémer ENVIAR .
No utilitzeu TOTES LES CAPS ja que es considera cridar o cridar al món en línia. Utilitzeu negreta o cursiva per emfatitzar una paraula o una frase. A més, eviteu utilitzar fonts extremadament extravagants o estranyes ja que fa que el vostre correu electrònic sigui més difícil de llegir.
Etiqueta de correu electrònic Regla # 3
Assegureu-vos que el correu electrònic s'envia als destinataris apropiats. La informació en una oficina mèdica, especialment relacionada amb la informació del pacient, ha de ser compartida només per conèixer la base. A més, consideri que la gent pot considerar que la informació no és rellevant per a ells com "correu brossa".
No discuteixi informació personal i confidencial o adjudique fitxers de pacients en un correu electrònic. Utilitzeu els números de compte del pacient o els números de registre mèdic per avisar-los a algú que revisi el compte. Aquí cal indicar-ne la informació.
Etiqueta de correu electrònic Regla n. ° 4
Respon als correus electrònics professionals en un termini de 24 hores, quan sigui possible. Si això no dóna prou temps, almenys respon que diuen que heu rebut el correu electrònic i el retornareu el més aviat possible.
No respongueu correu brossa o sol·licituds de subscripció / baixa de la subscripció.
Això només generarà més correu brossa que inunda el correu electrònic de la vostra empresa.
Etiqueta de correu electrònic Regla # 5
Mantingueu emocions fora de correus electrònics. Sigues educat i professional. Conegui qui pot ser informal després d'haver passat el temps suficient per construir aquest tipus de relació.
No diguis res en un correu electrònic que penseu més tard. Aneu amb compte quan envieu o respongueu un correu electrònic amb ira. No feu comentaris personals sobre cap altra persona, feu comentaris que ofenguin a algú o diuen alguna cosa que no dieu en persona.
Etiqueta de correu electrònic Regla 6
Mantingueu l'humor, les bromes i la ironia com a mínim. Les intencions són sovint "perduts en la traducció" als correus electrònics i la gent no sempre pot rebre la broma.
Penseu-ho des de la perspectiva del destinatari.
No envieu, reenvieu o conteste lletres en cadena. És un comportament poc professional i algunes persones ho veuen com a correu brossa. Recordeu que qualsevol contingut que envieu hauria de reflectir la imatge i el nivell de professionalitat esperat de la vostra oficina mèdica.