1 -
Preparació per al canviJa sigui benvingut o no, el canvi és inevitable, especialment en la indústria de la salut. És important estar preparat per als canvis que puguin provenir de la tecnologia, el compliment o per satisfer les demandes dels pacients. Independentment dels canvis que experimenti la vostra oficina mèdica, la importància fonamental en relació amb aquests canvis és la forma en què respon.
Els gestors d'oficines mèdiques han d'estar preparats i capaços d'identificar oportunitats de canvi que millorin l'eficiència i l'eficàcia de l'oficina. És important mantenir-se actualitzat sobre les tendències de l'assistència sanitària pel que fa a finançament, compliment i planificació futura.
2 -
Transició cap al 5010Encara que s'ha aprovat la data per a tots els proveïdors, hospitals i pagadors que converteixin les normes de la Versió 4010 per transaccions de salut electrònica a la Versió 5010 per reclamacions electròniques, la transició està molt lluny. Les instal·lacions a tot el país estan experimentant molts reptes per recuperar les "normes" de facturació i codificació. L'obtenció de reclamacions netes es cobrarà un temps perquè simplement es va posar: cap de nosaltres sabíem exactament el que ens trobàvem.
El pas més important que podeu fer és identificar cada problema tal com sorgeix. Tant si teniu el vostre propi departament de TI com si heu de posar en contacte amb el vostre proveïdor de programari de facturació, estigueu preparats amb exemples del que esperen les vostres facturers per solucionar-les. Malauradament, no hi ha cap solució ràpida, però mantenir-se al corrent d'aquests "errors" us servirà a la llarga.
3 -
Protecció de la privacitat del pacientTots els proveïdors sanitaris tenen la responsabilitat de mantenir entrenat i informat el seu personal respecte del compliment de HIPAA. Ja sigui la divulgació intencionada o accidental, no autoritzada de PHI, es considera una violació de la HIPAA. Aquí hi ha 5 consells per evitar violar HIPAA:
- Els professionals sanitaris han de tenir molta cura de no donar a conèixer informació a través de la conversa rutinària. Això es pot fer fàcilment esmentant a un tercer una cosa aparentment insignificant que diu que John Smith tenia una visita d'oficina avui.
- La discussió de la informació dels pacients a les zones d'espera, passadissos o ascensors hauria d'estar estrictament fora de límits. La informació sensible pot ser escoltada pels visitants o per altres pacients. A més, assegureu-vos de mantenir els registres dels pacients fora d'àrees accessibles per al públic.
- PHI mai no s'hauria d'eliminar a la paperera. Qualsevol document llançat a la paperera està obert al públic i, per tant, un incompliment de la informació. Utilitza un servei extern que s'especialitza en la disposició correcta de PHI.
- El xafarderia és especialment difícil de controlar. Per aquest motiu, és important que l'accés a la informació estigui estrictament limitat als empleats els llocs de treball requereixen aquesta informació. Aquest tipus de violació pot ser especialment perjudicial per a la reputació de la vostra organització, especialment en comunitats petites on "tothom coneix a tothom".
- Vendre llistes de pacients o divulgar PHI a tercers amb finalitats de comercialització està estrictament prohibit sense autorització prèvia del pacient. Recordeu que només es pot accedir a la informació de pacients amb la finalitat de proporcionar una atenció de qualitat.
4 -
Control d'infeccióPrevenir la propagació de malalties infeccioses és l'objectiu principal del control de la infecció a l'oficina mèdica. Com tots sabem, el rentat adequat de la mà és la manera més eficaç d'evitar la propagació de les infeccions, però el rentat de mans no pot fer el treball sol. Els pacients i el personal poden ajudar a:
- Mantenir-se actualitzat sobre les vacunes, inclosa la vacuna contra la grip
- Utilitzant una higiene adequada a l'hora de tossir i esternudar
- Seguint les directrius adequades al manipular la sang i altres fluids corporals
- Utilitzeu equips de protecció personal (PPE) apropiats quan correspongui
El pas més important que l'oficina mèdica pot adoptar per prevenir la propagació de malalties infeccioses és mitjançant l'addició de productes sense tacte o mans lliures que promouen la seguretat dels pacients i garanteixen la protecció dels pacients i el personal.
5 -
Reclamacions pendentsTant si les vostres reclamacions mèdiques es facturen de forma electrònica com per correu electrònic, és imprescindible que el vostre personal de l'oficina mèdica seguiu amb els proveïdors d'assegurances per obtenir l'estat de la reclamació. Una vegada que la companyia d'assegurances hagi rebut la factura, no haureu d'estar disposat a pagar-los en forma oportuna.
Depenent del vostre mètode de facturació, hauríeu d'esperar rebre el pagament en tan sols 15 dies. Si els seus pagaments d'assegurança tenen una mitjana de temps de resposta superior a 30 dies des del moment en què s'envien les vostres factures fins que rebeu un pagament, la vostra oficina ha de desenvolupar un procés de seguiment de reclamacions. Seguiment de l'estat de les vostres reclamacions pot millorar definitivament els vostres dies de cobraments.
6 -
Control internEls controls interns es defineixen com un procés dissenyat per desanimar el frau, salvaguardar els recursos de l'empresa i garantir el compliment de les lleis i reglaments. Els controls interns només són efectius si estan determinats per les necessitats específiques de l'oficina mèdica, implementades, monitoritzades i mesurades per assegurar-se que funcionen segons el pla previst.
L'oficina mèdica ha d'adoptar un enfocament proactiu per prevenir i detectar la mala conducta dels empleats tenint en compte una política sobre els controls interns. La prevenció i la detecció tenen un paper molt important en qualsevol procés de control intern minimitzant un cert nivell de risc.