5 components per a controls interns efectius

Impedeix i detecta la mala conducta dels empleats a la teva oficina mèdica

Els controls interns es defineixen com un procés dissenyat per desanimar el frau, salvaguardar els recursos de l'empresa i garantir el compliment de les lleis i reglaments. Els controls interns només són efectius si estan determinats per les necessitats específiques de l'oficina mèdica, implementades, monitoritzades i mesurades per assegurar-se que funcionen segons el pla previst.

L'oficina mèdica ha d'adoptar un enfocament proactiu per prevenir i detectar la mala conducta dels empleats tenint en compte una política sobre els controls interns. La prevenció i la detecció tenen un paper molt important en qualsevol procés de control intern minimitzant un cert nivell de risc.

1 -

Pràctiques de contractació

La contractació del millor personal d'oficina mèdica és una manera efectiva d'enfortir un procés de controls interns. La contractació de personal que és competent, confiable i fiable per prescriure a fons candidats és només un bon sentit empresarial. Les comprovacions de referència i de referència són maneres senzilles d'eliminar totes les males pomes i impedir que determinades persones sol·licitin la feina.

Encara que els empresaris anteriors no tenen permís per proporcionar cap informació que no sigui l'estat de l'ocupació i l'elegibilitat per tornar a contractar, podeu sol·licitar que els sol·licitants proporcionin informació de contacte per als supervisors o companys de feina anteriors per obtenir informació més detallada. Les revisions de fons, incloses les comprovacions de crèdit, també proporcionen detalls sobre la història personal d'un sol·licitant.

Més

2 -

Separació de deures

La separació de funcions impedeix que un empleat tingui la responsabilitat de múltiples transaccions que impliquin el maneig de les finances. Quan un empleat ha de manejar diners, hauria d'haver-hi una persona que autoritzi certes transaccions, una altra persona responsable del processament i una altra diferent per reconciliar-se i mantenir registres. D'aquesta manera, ningú pot realitzar cap tasca que una altra persona no detecti ni revisi.

La separació dels deures fa que sigui difícil perdre qualsevol quantitat de diners, ja sigui al nivell de recepció o al nivell administratiu de l'oficina mèdica. Quan els empleats saben que cada procés és seguit i supervisat, fomenta la precisió i l'honestedat en la realització de tasques.

3 -

Documentació

Totes les transaccions financeres han de tenir una ruta de paper. La documentació no és només la pràctica d'escriure o documentar accions, sinó també de conservar còpies de tots els registres financers com ara factures i remeses de pagaments. Els empleats han de ser conscients de que mai no realitzin una transacció basada en una sol · licitud verbal.

La documentació vàlida inclou formularis oficials d'oficines mèdiques, capçaleres o factures i s'haurà d'autoritzar per signatura, quan sigui necessari. Els xecs sempre han de tenir una factura, com reembossaments, transferències de diners o publicacions de pagament. L'efectiu només s'ha d'acceptar, mai es lliurarà a menys que es retorni el canvi del pacient. La reconciliació de caixa també s'ha de documentar al principi i al final de cada torn.

4 -

Salvaguardes físiques i electròniques

L'ús de caixes fortes, sistemes d'alarma, càmeres i panys pot ajudar a l'oficina mèdica a salvaguardar dades, inventaris, actius i diners.

1. Guardeu totes les caixes d'efectiu, els xecs i els llibres de recepció bloquejats en una caixa forta amb accés limitat pel personal de l'oficina mèdica. Les combinacions s'han de canviar regularment.

2. Teniu sistemes d'alarma per a després d'hores i dies no operatius.

3. Les càmeres es poden col · locar a cada entrada i sortida, a la recepció i dirigides a la caixa forta.

4. Mantingueu les portes a la sala de subministrament i / o gabinet de farmàcia bloquejat en tot moment i només permeti l'accés a determinades zones segons sigui necessari.

Les salvaguardes electròniques inclouen l'ús de contrasenyes i restringeixen l'accés només al personal autoritzat.

5 -

Supervisió d'operacions

Qualsevol procés de control intern seria incompleta sense una forma de controlar les operacions. El control intern de controls implica revisar les operacions diàries per garantir que els processos funcionin correctament.

1. Conciliació de diners en efectiu

2. Auditoria de comptes o cartes

3. Verificació mitjançant la comparació d'informes

4. Comprovacions habituals d'inventari

Mantenir molt de vista en tots els processos és essencial, però abans que res, un director d'oficina mèdica ha de:

1. Establir regles i objectius

2. Comunicar -los a tot el personal

3. Proporcioneu comentaris de forma periòdica