Tothom estaria d'acord que la funció primària d'una oficina mèdica és la cura dels seus pacients, però, per tal de mantenir-se en pràctica i prosperar, l'oficina ha de cobrar els serveis prestats. La codificació, la facturació i les col·leccions són una part vital de les funcions del personal de l'oficina mèdica i la formació i les directrius adequades són vitals per al compliment d'aquestes funcions.
El departament de facturació treballa molt estretament amb el personal de codificació en un centre mèdic. En alguns casos, la mateixa persona realitza les tasques de codificació, facturació i recaptació, però aquestes són tres posicions diferents. Tot i que alguns dels aspectes de cada treball s'intersecten amb els altres, també tenen responsabilitats molt específiques.
La codificació en realitat facilita el procés de facturació aportant uniformitat als procediments mitjançant codis reconeguts. Mitjançant els codis de diagnòstic estàndard i els codis de procediments reconeguts per les companyies d'assegurances, totes les pràctiques mèdiques i les agències relacionades amb la cura, el codificador mèdic garantirà que les companyies d'assegurances o "pagador comercial" o els Centres de Medicare i Medicaid (CMS) reconeguin L'element facturat i com el diagnòstic garanteix aquest procediment , prova o tractament.
El procés de facturació s'inicia a la ingesta del pacient. És important obtenir tota la informació sobre l'assegurança abans que el pacient es pugui veure si és possible perquè totes les parts entenguin el que cada visita i el procediment costarà al pacient de la seva butxaca.
Com menys sorpreneu els vostres pacients pel pagament dels serveis prestats, els més feliços seran tots. Quan el pacient arriba i presenta la informació de l'assegurança, és vital que la informació proporcionada es verifiqui amb la companyia asseguradora com a activa, els beneficis que es permetin i que el proveïdor estigui contractat actualment amb aquest pagador específic.
Els llocs web tenen desinformació, lapse de contractes i canvis de beneficis, de manera que la verificació de les dades és molt important.
Per estalviar temps, ingressos i agreujament, cada procediment que no compleixi l'abast normal d'una visita a l'oficina ha de ser prèviament autoritzat amb antelació o dins dels terminis del pla d'assegurança específic. Els pagaments que es deuen al pacient s'han de discutir i recollir abans del procediment, la prova, la teràpia o el tractament. Els copagos sempre s'han de pagar abans que el metge el vegi un pacient, per tal d'evitar problemes més endavant.
Les col·leccions d'imports vençuts són la forma menys eficaç de reemborsament. Com més llarga sigui la factura, més poca cosa es cobrarà i més diners costarà l'oficina a temps i hores de nòmina. Aquesta és la millor raó de tenir personal codificador i de facturació efectiu a la vostra oficina mèdica.
Una reclamació denegada per un pagador comercial és un motiu probable perquè un projecte de llei no es pagui a temps. Quan tant el pacient com el personal han fet la seva diligència deguda prèviament, això és menys probable, però passa. Una crida del personal amb qualsevol aclariment o explicació pot ser necessària. L'apel·lació del pacient és una altra solució possible, però el pacient ha de ser conscient de la possibilitat que siguin responsables dels saldos pendents.
Tot i que un acord de pagador és sovint un dels primers encàrrecs de negoci en omplir la documentació de pacients, la probabilitat és que el pacient no llegeixi el document acuradament. De vegades, el pacient no se sentia bé en el moment i no prestava atenció al document, o simplement espera que la majoria o totes les seves factures siguin pagades per les companyies d'assegurances. Discutir la responsabilitat financera abans que hi hagi un problema és el curs d'acció més eficaç per evitar trobades incòmodes i possiblement emocionals.
La codificació, la facturació i les col·leccions són importants per a una instal·lació mèdica próspera, independentment de la mida o l'especialitat.
L'entrenament adequat, l'educació contínua i la instrucció dels canvis actuals en lleis, codis o pràctiques d'assegurança són imprescindibles. Els materials i equips de referència actualitzats permeten que aquests membres del personal tinguin un impacte positiu tant en els pacients com en l'oficina mèdica.