El personal de recepció sol ser el primer contacte que el pacient té amb la vostra oficina. No només responen al telèfon o saluden als pacients. També són responsables de programar cites i obtenir informació demogràfica del pacient. Han de poder mantenir-se al dia amb el ràpid ritme d'una oficina mèdica, així com prestar molta atenció als detalls. Aquí hi ha 8 responsabilitats del personal de recepció.
1 -
Acull i valora ...Una persona de recepció dóna la benvinguda i saluda a tots els pacients i visitants, en persona o per sobre dels telèfons. Com tothom sap, les primeres impressions són duradores. Les primeres impressions que reben els vostres clients sobre la vostra pràctica mèdica sovint provenen del personal de l'oficina que els fa fonamentals per a l'èxit de la vostra organització. Proporcionar una atenció de qualitat i un excel·lent servei d'atenció al client evitarà la pèrdua d'ingressos a l'oficina mèdica a causa d'un alt nivell de satisfacció del pacient.
2 -
Respon el telèfon ...mantenint una forma educada i coherent amb l'ús de l'etiqueta telefònica adequada. Tenir bons costums de telèfon és una tasca senzilla. Tenir bons costums de telèfon simplement significa ser professional i tractar els altres de la manera que vulgueu tractar si sou l'interlocutor. És important que el personal de les oficines mèdiques ofereixi constantment una forma educativa i educada. Quan un pacient fa una trucada, la forma en què el personal de recepció s'encarrega de la trucada telefònica determina com es percep la vostra instal·lació.
3 -
Manté l'àrea de recepció ...net i organitzat. Mantenir la seva oficina mèdica neta no és només la forma en què es veu. Una oficina mèdica neta és essencial per mantenir segurs i sans els empleats i els pacients. Mantenir l'oficina mèdica lliure de gèrmens és més que el que hi ha a la superfície; es tracta de tenir un medi ambient sa i estèril per prevenir malalties infeccioses.
4 -
Registra els nous pacients ...i actualitza les dades demogràfiques dels pacients existents recollint informació detallada del pacient sobre el pacient, inclosa la informació personal i financera. El cicle d'un compte de pacient s'origina amb l'entrada inicial de la informació demogràfica del pacient que inclou la informació demogràfica i l'assegurança del pacient. La informació no vàlida pot demorar el pagament.
5 -
Facilita el flux del pacient ...notificant al proveïdor de l'arribada dels pacients, conscients dels retards i la comunicació amb els pacients i el personal clínic. Si els pacients de la vostra oficina mèdica no estan contents amb tot el procés, és possible que no tornin. Proporcionar una atenció de qualitat i un excel·lent servei d'atenció al client evitarà la pèrdua d'ingressos a l'oficina mèdica a causa d'un alt nivell de satisfacció del pacient. Probablement els pacients continuaran tornant sempre que estiguin satisfets amb tot el procés.
6 -
Respon a ...pacients, futurs pacients i consultes de visitants de forma cortès. Una tècnica anomenada "escolta activa" és una eina útil per assegurar que la comprensió sigui completa. En aquesta tècnica, l'oient tornarà a escriure la informació que han escoltat amb les seves pròpies paraules. Si aquesta informació és correcta, l'intercanvi s'ha completat, si no el remitent de la informació pot corregir qualsevol malentès en aquest moment. Aquest intercanvi només triga una mica més de temps i és una eina eficaç per crear responsabilitats perquè tothom participa en l'intercanvi sap que les expectatives eren clares i enteses.
7 -
Mantenir subministraments d'oficina mèdica ...adequadament proveït per anticipar les necessitats d'inventari, posar comandes i supervisar equips d'oficina.
8 -
Protegeix la confidencialitat del pacient ...assegurant-vos que la informació de salut protegida estigui garantida si no deixeu PHI en un lloc senzill i que tanqueu l'ordinador abans de deixar-lo desatès. Mantenir la confidencialitat del pacient no només fa que els pacients se sentin segurs de ser tractats a la vostra instal·lació mèdica, sinó que també és la llei. Qualsevol organització que accedeixi a la informació de salut del pacient es considera una entitat coberta i la llei exigeix complir amb les disposicions de HIPAA o afrontar sancions civils i / o penals. És imprescindible que els registres mèdics siguin confidencials i no puguin accedir-hi persones que no tenen l'autorització adequada. Els informes sobre la informació sanitària protegida (PHI) del pacient sense la seva autorització es consideren una violació de la Norma de privacitat.