4 passos per a la etiqueta telefònica

Forma educada i coherent en una oficina mèdica

Té la vostra recepcionista una excel·lent etiqueta telefònica? És important que el personal de les oficines mèdiques ofereixi constantment una forma educativa i educada. Quan un pacient fa una trucada, la forma en què el personal de recepció s'encarrega de la trucada telefònica determina com es percep la vostra instal·lació.

Com un dels mitjans de comunicació més utilitzats, la comunicació telefònica no s'ha de prendre a la lleugera. Sovint és la primera interacció que té una oficina mèdica amb un pacient. Aquests són alguns consells bàsics que podeu oferir al personal de l'oficina mèdica per millorar l'etiquetatge telefònic.

1 -

Sigues un oient actiu

Una tècnica anomenada "escolta activa" és una eina útil per assegurar que la comprensió sigui completa. En aquesta tècnica, l'oient tornarà a escriure la informació que han escoltat amb les seves pròpies paraules. Si aquesta informació és correcta, l'intercanvi s'ha completat, si no el remitent de la informació pot corregir qualsevol malentès en aquest moment. Aquest intercanvi només triga una mica més de temps i és una eina eficaç per crear responsabilitats perquè tothom participa en l'intercanvi sap que les expectatives eren clares i enteses.

• Centreu-vos en el parlant
• Actuar interessat
• Intenta no interrompre
• Tingueu en compte la vostra comunicació no verbal
• Eviteu parlar amb qualsevol altra persona
• Tingueu en compte el tema que s'està debatent

2 -

Tenir bons costums de telèfon

Tenir bons costums de telèfon és una tasca senzilla. Tenir bons costums de telèfon simplement significa ser professional i tractar els altres de la manera que vulgueu tractar si sou l'interlocutor. Alguns exemples inclouen:

• Responeu ràpidament, almenys pel tercer anell
• Responeu amb el vostre nom i una salutació amable
• Somriure, l'interlocutor pot escoltar el vostre somriure a través del telèfon
• Parleu lentament i amb claredat
• Mai mastegui els aliments, les genives o beu res mentre està al telèfon
• Sol·liciteu permís abans de col·locar a la persona que truca

3 -

Mantenir la confidencialitat

Mantenir la confidencialitat del pacient no només fa que els pacients se sentin segurs de ser tractats a la vostra instal·lació mèdica, sinó que també és la llei. Qualsevol organització que accedeixi a la informació de salut del pacient es considera una entitat coberta i la llei exigeix ​​complir amb les disposicions de HIPAA o afrontar sancions civils i / o penals. És imprescindible que els registres mèdics siguin confidencials i no puguin accedir-hi persones que no tenen l'autorització adequada. Els informes sobre la informació sanitària protegida (PHI) del pacient sense la seva autorització es consideren una violació de la Norma de privacitat.

• Aneu amb compte amb la informació que es dóna al telèfon
• Demana al pacient que identifiqui el seu número de seguretat social
• Tingueu en compte que altres pacients poden escoltar la vostra conversa
• Si l'interlocutor no és el pacient, mai discuteixi la informació personal sense permís

4 -

Coses a considerar

L'etiqueta telefònica no és només el que dius o el que fas, sinó també com ho dius i com ho fas. Tingueu en compte aquestes la propera vegada que parleu amb un pacient o un altre client per telèfon.

• Sempre agraeix-los la crida
• No pengeu primer
• Quan tingueu missatges, obtingueu tanta informació com sigui possible
• Mantenir-se tranquil i educat, fins i tot quan un pacient us resulta groller