4 maneres de millorar la planificació de l'oficina mèdica per reduir els temps d'espera

1 -

Programació adequada de cites de pacients

Pot ser un repte crear un equilibri entre veure pacients suficients per satisfer les necessitats financeres de la pràctica, però que encara ofereixen un alt nivell de qualitat d'atenció al pacient . Tingueu en compte aquestes coses:

• Els pacients no haurien d'esperar més de 15 minuts per a la seva cita programada.
• Tenint en compte la manera com es pot preveure l'atenció mèdica imprevisible, és comprensible que hi hagi moments en què els pacients tindran més temps d'espera.
• Els tipus de visites dels pacients varien segons l'especialitat de pràctica, el diagnòstic del pacient i els procediments que es realitzen durant la visita. Això significa que cal assignar un requisit de temps diferent a cada tipus de visita.
• El nombre de visites diàries dels pacients hauria de poder cobrir les despeses de l'oficina i, per descomptat, obtenir beneficis.
• Quan desenvolupi el disseny o l'estructura del sistema de programació del pacient, és important tenir en compte possibles esdeveniments que puguin causar interrupcions en el flux del pacient.

2 -

Redueix les disrupcions al flux del pacient

• Arribades tardanes: per ajudar amb aquest problema, establir algunes restriccions sobre el temps que pot passar un pacient sense haver de reprogramar, permetre que un pacient que sigui primerenc per la seva cita es traslladara a la ranura del pacient tardà i programi pacients crònics tardans cap al final de el dia.
• No-shows: hi ha tres maneres d'evitar cites perdudes.
  1. Recordatori de trucades als pacients 24 a 48 hores abans del seu cronograma programat.
  2. Una manera de reduir no-shows és mitjançant l'ús de la programació en línia de pacients. Els pacients poden gestionar, programar o tornar a programar les seves pròpies cites que no fan que les mostres siguin menys probables.
  3. Pagar als pacients una tarifa sense mostrar per als cites perduts. Les tarifes que no es mostren no només compensen alguns dels ingressos perduts, sinó que també ensenya als vostres pacients que donin una notificació si anul·laran la seva cita. Això també permet l'oportunitat de reprogramar la cita mentre el pacient estigui al telèfon.
• Passejades : revisa les tendències de quan l'oficina mèdica tendeix a veure més passeigs, com els dilluns o durant la temporada de grip i realitza els ajustos en conseqüència.

3 -

Comunicació oberta amb pacients

• Notifiqueu als pacients quan les cites s'executen de retard
• Ensenyeu al personal d'oficina mèdica a respondre preguntes de pacients no clínics
• Desenvolupar i distribuir enquestes de satisfacció dels pacients
• Es comuniqui per escrit quan correspongui. Qualsevol forma senzilla i efectiva d'assegurar-se que els pacients rebin informació important per a la seva atenció és donar-los informació bàsica sobre la pràctica mèdica, una llista d'articles per a cada visita , política de pagaments i notificació de pràctiques de privadesa.

4 -

Telèfon i comunicació electrònica

Telèfon

Com un dels mitjans de comunicació més utilitzats, la comunicació telefònica no s'ha de prendre a la lleugera. Sovint és la primera interacció que té una oficina mèdica amb un pacient. Aquests són alguns consells bàsics que podeu oferir al personal de l'oficina mèdica per millorar l'etiquetatge telefònic.

• Escolta activa
• Bones maneres de telèfon - professional i cortès
• Mantenir la confidencialitat
• Sempre agraeix-los la crida
• No pengeu primer
• Quan tingueu missatges, obtingueu tanta informació com sigui possible
• Mantenir-se tranquil i educat, fins i tot quan un pacient us resulta groller

Electrònica

La mateixa professionalitat que utilitzaria per telèfon, correu electrònic o cara a cara també s'hauria d'expressar en un correu electrònic. Recordeu sempre que el correu electrònic és una forma de comunicació i la manera com el receptor interpreta el missatge és l'únic que importa.

• Assegureu-vos que el correu electrònic sigui la forma adequada de comunicació del vostre missatge en lloc d'una trucada telefònica o una reunió. Tingueu en compte que el contingut hauria de reflectir la imatge i el nivell de professionalitat esperat de la vostra oficina mèdica.
• Utilitzeu la gramàtica, la puntuació i l'ortografia adequades. A més, assegureu-vos de mantenir el missatge ambcisos i utilitzar el disseny adequat per al vostre missatge que fa que sigui més fàcil de llegir.
• Assegureu-vos que el correu electrònic s'enviï als destinataris apropiats. La informació en una oficina mèdica, especialment relacionada amb la informació del pacient, ha de ser compartida només per conèixer la base.